○泉大津市マイクロフィルム文書取扱規程

昭和49年1月16日

規程第1号

(趣旨)

第1条 この規程は、本市における文書をマイクロフィルムに撮影して保存し、又は活用するため、必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この規程における用語の意義は、次の当該各号に定めるところによる。

(1) マイクロフィルム文書 文書を撮影したマイクロフィルムであって、次号に規定するマスターフィルム文書及び第3号に規定する活用フィルム文書をいう。

(2) マスターフィルム文書 法的証拠能力の保有及び活用フィルム文書の撮影等のため、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が保存するマイクロフィルム文書をいう。

(3) 活用フィルム文書 各課において日常使用するため、その課の課長が保管するマイクロフィルム文書をいう。

(4) 原文書 マイクロフィルムに撮影する文書をいう。

(平2規程1・一部改正)

(撮影する文書の範囲)

第3条 マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、泉大津市文書規程(昭和47年泉大津市規程第3号。以下「文書規程」という。)第25条に規定する第1種(永年)、第2種(20年)、第3種(10年)、第4種(5年)の保存文書のうち、総務部長が必要と認めたものに限る。

(平10規程7・一部改正)

(文書引継ぎの特例)

第4条 マイクロフィルムに撮影するときは、文書規程第28条の規定にかかわらず、必要に応じて総務課長と協議の上、文書の引継ぎをすることができる。

(平2規程1・平10規程7・一部改正)

(撮影)

第5条 文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、総務課長は文書の撮影の可否につき審査し、不明確なものがあるときは、当該文書法規主任に対し、その完備、修正を求めることができる。

2 前項の規定により審査を終了した文書については、総務課長は、速やかに撮影依頼書(様式第1号)を作成し、マイクロフィルム撮影受託者(以下「撮影受託者」という。)に、撮影を依頼しなければならない。

(平10規程7・一部改正)

(マイクロフィルムの撮影基準)

第6条 マイクロフィルムの撮影について必要な基準は、総務部長が定める。

(検収)

第7条 撮影受託者は、文書の撮影が終了したとき、撮影依頼書に検査結果を記入し、原文書及びマイクロフィルム文書とともに、総務課長に引き渡すものとする。

2 総務課長は、前項の規定により引渡しを受けたときは、その課の職員に前条の基準及び撮影依頼書により撮影の結果を検査させ、速やかに収納しなければならない。

3 総務課長は、前項の規定による検査の結果、マイクロフィルムに不良の箇所等を発見したときは、再度撮影させなければならない。

4 総務課長は、マイクロフィルムを収納したときは、フィルム整理票(様式第2号)に検査結果その他必要な事項を記入しなければならない。

(平2規程1・一部改正)

(マイクロフィルム文書認証人)

第8条 本市にマイクロフィルム文書認証人(以下「文書認証人」という。)を置く。

2 文書認証人は、総務課長をもって充てる。

(平2規程1・一部改正〉

(職務)

第9条 文書認証人は、次の各号に定める事務を行う。

(1) 原文書の存在を確認し、これを証明すること。

(2) マイクロフィルム文書の内容が、原文書と相違なく正写されたものであることを確認し、これを証明すること。

(認証の方法)

第10条 文書認証人は、当該マイクロフィルムの末尾に、マイクロフィルム文書認証書(様式第3号)を添付し、認証する。

(認証の記録)

第11条 文書認証人は、マイクロフィルム文書を認証したときは、その認証について必要な事項をフィルム整理票に記載しなければならない。

(保存)

第12条 マスターフィルム文書は、総務課長が定める場所に保存し、保存の方法は、原則としてロール保存とする。

(定期検査)

第13条 総務課長は、マスターフィルム文書の保存状況について、次の各号により検査を行い、その結果についてフィルム整理票に記入しなければならない。

(1) 精密検査 マスターフィルム文書撮影後6箇月を経過したとき及び撮影後2年目ごとに行う。

(2) 抽出検査 前号の精密検査のほか、1年を経過するごとに行う。

2 総務課長は、前項の規定による検査の結果、マスターフィルム文書の破損等を発見したときは、これらの原因を除去し、又は原文書が存在するときは原文書を再撮影し、原文書が存在しないときはマスターフィルム文書の再製の措置を講じなければならない。

(再撮影)

第14条 原文書を再撮影するときは、総務課長は、原文書に再撮影依頼書(様式第1号)を添付して撮影受託者に依頼するものとする。

(再製)

第15条 マイクロフィルム文書を再製するときは、総務課長は、当該マイクロフィルム文書に再製依頼書(様式第1号)を添付して撮影受託者に依頼するものとする。

(閲覧)

第16条 マスターフィルム文書を閲覧する場合は、マスターフィルム文書閲覧台帳(様式第4号)に記載し、総務課長の承認を受けなければならない。

(貸出)

第17条 マスターフィルム文書は、貸出ししないものとする。ただし、総務課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。

(複製)

第18条 マスターフィルム文書の複製を必要とするときは、マスターフィルム文書複製台帳(様式第4号)に記載し、総務課長の承認を得なければならない。

(活用フィルム文書の保管、検査及び利用)

第19条 活用フィルム文書の保管、検査及び利用については、主管課長と総務課長が協議の上、定めるものとする。

(撮影済原文書の処理)

第20条 撮影済原文書は、原則として検収の日から起算して、1年を経過した後に廃棄するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するもので、総務課長が特に保存を必要とするものは、この限りでない。

(1) 訴訟に関係し、また関係することが予想されるもの。

(2) 原文書をそのまま保存することが適当と認められるもの。

(平2規程1・一部改正)

(マイクロフィルム文書の廃棄)

第21条 保存期間の満了したマイクロフィルム文書の廃棄については、文書規程第28条の2の規定を準用する。

(平10規程7・令6規程5・一部改正)

(委任)

第22条 この規程に定めるもののほか、マイクロシステムに関する必要な事項は、総務部長が別に定める。

1 この規程は、公布の日から施行する。ただし、第20条の規定は、この規程の施行後3年間適用しないものとする。

2 この規程の施行前に既に撮影済のマイクロフィルム文書及び原文書の取扱いについては、総務課長と協議するものとする。

(平2規程1・一部改正)

(昭和59年4月28日規程第3号)

この規程は、昭和59年5月1日から施行する。

(平成元年3月27日規程第6号) 抄

(施行期日)

1 この規程は、平成元年4月1日から施行する。

(平成2年1月22日規程第1号)

この規程は、公布の日から施行する。

(平成10年9月24日規程第7号) 抄

(施行期日)

1 この規程は、平成10年10月1日から施行する。

(令和6年9月13日規程第5号)

この規程は、公布の日から施行し、令和6年4月1日から適用する。

(平元規程6・一部改正)

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(平元規程6・一部改正)

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泉大津市マイクロフィルム文書取扱規程

昭和49年1月16日 規程第1号

(令和6年9月13日施行)